Empresas que não imprimem seus documentos em papel saem na frente
A impressão de documentos que comprovem as operações realizadas pelas organizações é uma prática culturalmente adotada ao longo dos anos, e, além dos custos com os materiais e equipamentos empregados neste processo, se faz necessária a contratação de empresas para a manutenção de arquivos físicos durante um período mínimo de 5 anos. Some-se a estes fatores, o valor das horas empregadas pelos funcionários para gerar, imprimir, arquivar e acessar tais documentos quando requeridos, ou, ainda, o risco de serem extraviados.
Com os avanços tecnológicos, uma série de ferramentas e sistemas foram desenvolvidos para a troca de informações em todos os setores da sociedade, inclusive envolvendo transações internacionais, realizadas por meio de computadores e smartfones, gerando documentos digitais, armazenados de forma eletrônica.
Independente do porte da empresa ou de seu ramo de atividade, o investimento em tecnologia é condição essencial para operar neste novo cenário onde agilidade, eficiência e eficácia para atender às alterações do ambiente de negócios e mudanças comportamentais dos consumidores, são a chave para o sucesso.
Neste contexto, os escritórios de contabilidade, órgãos públicos e privados, entre outros, investiram em automação, possibilitando a geração de documentos de forma eletrônica, impelindo o empresário a se modernizar e adotar as novas tendências do mercado global.
As ferramentas que vem sendo fortemente adotadas nos dias atuais, principalmente em meio à pandemia, são a digitalização dos documentos e a automação das operações. As exigências sanitárias para a contenção do vírus, obrigou a sociedade a mudar seus hábitos para poder enfrentar com menor impacto o período de isolamento social, principalmente, no que se refere às mudanças nas relações trabalhistas com o homeoffice.
A digitalização de documentos e automação das operações tem como benefícios a redução de espaço para armazenamento de papéis, economia de tempo e recursos, facilitando as relações com fornecedores, clientes, parceiros, órgãos públicos, rede bancária e funcionários. No meio empresarial é realizada através de processos internos que vão desde o ingresso em plataformas de redes sociais até a adoção de programas inteligentes, os quais auxiliam no controle financeiro ou de outros serviços ofertados no mercado.
No entanto, ressaltamos que algumas precauções devem ser observadas no armazenamento de documentos digitais tais como backups periódicos, armazenando-os de diversas formas e de maneira segura pelo período exigido por lei, possibilitando agilidade na recuperação de tais arquivos bem como garantido a integridade das informações.
Em síntese, o empresário que cumpre todas estas regras e cuidados, tem seus processos totalmente definidos mediante a troca de informações eletrônicas, facilitando a recuperação dos dados, a garantia da integridade e a autenticidade destes, ganho de eficiência, agilidade na obtenção de informações, rotinas operacionais automatizadas e a utilização de mecanismos, como a assinatura digital. Tais ações geram redução de custos e ganho em produtividade que aumentam a rentabilidade de seus negócios.
Os órgãos públicos e os documentos eletrônicos
Em virtude do alto investimento em tecnologia, os órgãos públicos dispõem de ferramentas e sistemas para o recebimento de processos, requerimentos e geração de documentos no formato digital, tais como a nota fiscal eletrônica, obrigando as empresas a se modernizarem.
Na Junta Comercial, por exemplo, os registros comerciais estão sendo efetuados de forma extremamente segura e ágil, via digital. A Receita Federal disponibiliza serviços via sistema mediante o uso do Certificado Digital, sem que o contribuinte compareça de forma presencial para efetivar o protocolo.
Terceirização de serviços de contabilidade
A maioria das pequenas e médias empresas terceirizam os serviços de contabilidade, tributário e de departamento pessoal. O envio de documentos de forma digital e a integração de sistemas tem sido amplamente empregados, e, em breve, se tornarão um procedimento rotineiro.
O Escritório Patrimônio Assessoria Contábil investe fortemente em tecnologias para facilitar a automatização e integração das informações digitais de seus clientes, mediante estudos, análises e aquisições de ferramentas que trazem soluções através de sua plataforma digital, promovendo maior integração, sinergia e proximidade com os seus clientes, parceiros e funcionários.
Tudo isso pensando na entrega do serviço com mais eficiência e rapidez, facilitando os processos internos de envio e recebimento das informações, e, por fim, garantindo a qualidade e satisfação nas nossas relações profissionais.
Conclusão
A pandemia trouxe consigo flagelo às famílias, impactos econômicos negativos em escala mundial, mudanças comportamentais e nos modelos de negócios.
O processo de transformação digital foi acelerado, nos revelando que o futuro será um universo de aprendizado e melhoria contínua onde as possibilidades são infinitas. Esta é uma condição irreversível, e, não se adaptar aos avanços será uma decisão que implicará no risco de falir sua empresa.
A utilização de ferramentas que agilize processos, reduza custos, modernize a produção tornarão seu negócio mais competitivo e atrativo, assegurando sua continuidade.
Avalie seu negócio e a inserção nesta nova realidade. Conte com nosso apoio para encontrar alternativas e soluções.
